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2/2 Plataforma - Gestão de estoque

Essa é a segunda parte de um Case bem sucedido, onde nosso cliente contratou uma plataforma para gestão de vendas e após entregarmos o resultado ele decidiu por contratar um modulo de gestão de estoque dentro da plataforma e integrar todos os seus setores em uma única plataforma de fácil acesso.


Caso não tenha lido clique aqui para acessar a primeira parte: 1/2 Plataforma - Gestão de vendas

Objetivos

O objetivo agora é resolver uma problemática da empresa com relação a seu estoque que atualmente ainda conta com registros em planilhas para controle e tudo extremamente manual como:

  • Cadastro de informações de novos produtos;

  • Registros de entradas, reentradas e saídas de produtos;

  • Analise de produtos com defeito e conserto;

  • Controle de produtos que estão no estoque e produtos que estão a caminho;

  • Previsão de chegada de novas remessas;

  • Encomendas de novos produtos;

  • Devoluções para fabricante;

  • Produtos para testes;

Problemas Identificados

A seguir você verá comentários de alguns usuários entrevistados para sabermos mais sobre suas reais necessidades. Essa etapa de pesquisa é fundamental para gerarmos insights e trazer uma experiência eficiente e assertiva.

  • "Nosso pessoal de TI precisa registrar cada produto e é um trabalho bem cansativo pois as vezes um lote pode ter mais de mil unidades."

    01

    Jferson

    Gerente e coordenador

  • "Nós temos 3 tipos de produtos, os que estão em estoque, os que estão a caminho do estoque (que podem ser reservados) e encomendas de produtos.


    Mas não temos um controle e separação muito eficiente disso, o que acaba causando alguns problemas."

    02

    Gustavo

    CEO/Diretor

  • "Nosso comercial pode acabar reservando um produto que está a caminho que outro colaborador já fez a venda e isso é um erro de comunicação que tentamos lidar de varias formas."

    03

    Gustavo

    CEO/Diretor

  • "Após a entrada de cada produto ele deve ser testado, pode ser testes individuais em casos de produtos caros ou teste de uma única unidade de um lote."

    04

    Jferson

    Gerente e coordenador

  • "A reentrada de produtos devolvidos com defeito é um grande problema, seja para o comercial que tem que fazer todo o atendimento quanto para a logística e suporte na hora de testar, as vezes isso é rápido mas as vezes demora."

    05

    Gustavo

    CEO/Diretor

  • "Gerar notas fiscais também é uma tarefa muito complexa pois cada tipo de entrada, reentrada ou saída precisa ter sua NF correta.


    Temos uma planilha com cada situação para que os colaboradores possam consultar e dar seguimento."

    06

    Gustavo

    CEO/Diretor

  • "Quando erros acontecem geralmente é por falta de informações no pedido ou forma de pagamento invalida.


    O que pode gerar um produto ficar parado na esteira de saída aguardando a correção por parte do comercial."

    07

    Jferson

    Gerente e coordenador

Riscos para o negócio

Neste caso o risco para os negócios seria a reestruturação do estoque que nosso cliente queria fazer posteriormente, caso isso acontecesse sem a integração da plataforma o processo estabelecido junto de nossa equipe poderia ser totalmente diferente e a plataforma poderia não comportar essa integração e diversos retrabalhos precisariam ser feitos. Aumentando o tempo e custo de desenvolvimento.

Soluções

As soluções que geramos para os problemas relatados podem ser vistos logo abaixo, junto de links que levam para a tela dentro do protótipo.

Métricas utilizadas para acompanhar os resultados:

  • TMV

  • TDR

  • NOC

  • TTNV

  • ROI

  • Solução 1

    Para solucionarmos isso criamos uma melhor organização e diferenciação desses produtos onde temos um produto pai (que seria o cadastro das informações) e produtos filhos (que seriam as unidades daquele produto pai), esses produtos filhos teriam as mesmas informações e não seria necessário ficar cadastrando elas novamente, somente digitar a quantidade de unidades que estão entrando.


    Ao vermos em ação o setor de estoque trabalhando notamos que nosso cliente já tentou acelerar o cadastro com uma maquina de Bipes para copiar o serial e descobrimos que cada lote que chega os seriais são sequenciais então em na nova plataforma basta o funcionário copiar o primeiro serial e digitar o número de unidades e o sistema automaticamente preencher os outros seriais na sequencias, otimizando muito o trabalho desses colaboradores.

  • Solução 2

    Junto da solução Pai (informações do produto) e filho (unidades do produto) trouxemos uma organização simples porém muito eficaz, na qual aparece uma lista de unidades em estoque e unidades a caminho (passiveis de reserva) estão com efeito transparente junto da previsão de chegada.


    Além disso incluímos um histórico de movimentações daquela unidade dentro dos detalhes do produto que pode ser muito eficiente para o controle do Gustavo e verificar produtos que já tiveram alguma devolução ou problemas técnicos.

  • Solução 3

    Com o novo sistema os colaboradores vão poder visualizar ao lado dos produtos quem já efetuou reserva, sua colocação na fila caso o cliente do outro vendedor cancele.


    Como vimos que os setores não tem um canal de comunicação para requisitar mais informações, negociar outra forma de pagamento ou até mesmo requisições de urgência na fila de reserva, criamos um chat onde só é acionado quando um desses impedimentos acontece, evitando assim que o comercial precise despender do seu tempo para tratar de problemas simples de comunicação indo até outros setores.

  • Solução 4

    Durante os testes o suporte pode sinalizar qual tipo de teste foi aplicado se foi individual ou por amostra e isso ficará registrado na lista de unidades daquele produto.

  • Solução 5

    Conversamos com o diretor e trouxemos algumas sugestões de prazos para cada um dos problemas que podem ocorrer dentro da plataforma para que os colaboradores responsáveis sejam notificados, tudo com base em prazos de devolução com a fabricante, boas praticas de atendimento ao consumidor e de maneira que não gerasse mais prejuízos para a empresa, deixando seu processo intuitivo e claro para todos.

  • Solução 6

    Ao invés dos colaboradores terem que consultar o tipo de nota fiscal devem aplicar em cada caso, nossa plataforma solicitará o tipo especifico de NF para cada ocasião, deixando o processo mais fácil e diminuindo as telas e programas que os colaboradores precisam acessar para concluir suas tarefas.

  • Solução 7

    Com a criação do chat na solução 3 acabou que esse problema da esteira de saída ficar aguardando muito tempo também foi melhorado como visto após alguns testes internos no setor.


    O sistema de prazos e notificações também foi de grande ajuda para diminuirmos esse tempo de aguardo.

User Flows

Para que possam acompanhar esses fluxos dentro do protótipo, criamos esse guia abaixo das telas (que não fazem parte do projeto final) mas irá ajuda-los a se guiar, clicando nos números da guia vocês serão direcionados para a próxima tela.

LO

Logística

Fluxo

Muito obrigado!

Obrigado por ler até aqui, sua atenção e feedback são muito importantes para continuar evoluindo meu trabalho, Caso queira fazer um comentário envie para comentarios@douglpdesign.com